Stappenplan stichting en crowdfunding

door MamaMS

De knoop is doorgehakt, je hebt besloten naar het buitenland te gaan voor een stamceltransplantatie. Helaas hebben de meesten niet de gunstige omstandigheden om dit (volledig) zelf te kunnen bekostigen. De oplossing is om een crowdfunding te starten om het benodigde bedrag bij elkaar te verzamelen. Het is een goede oplossing, maar… het is wel belangrijk om dit goed aan te pakken en daarnaast ook volgens de juiste regels te doen.

Het regelen van alle zaken van aanmelding tot vertrek voor de behandeling alleen al kan behoorlijk stressvol zijn, en dan komt er nog het oprichten van een stichting en het starten van een crowdfunding bij. Onze stichting ontvangt veel vragen omtrent dit onderwerp. Om deze reden hebben wij onze eigen crowdfundingsacties uit 2018 op deze website laten staan als voorbeeld en ter inspiratie.

Toch is het belangrijk om een aantal punten uit te lichten waarop gelet dient te worden en om het spreekwoordelijke ‘wiel’ geen tweede keer uit te hoeven vinden. De punten op deze website zijn niet heilig, de tijd staat immers niet stil en sommige zaken veranderen ook. De pagina kan als goede indicatie dienen voor je zoektocht naar de juiste antwoorden. Doe er je voordeel mee! Zo hopen we toch meerdere mensen in nood te kunnen helpen.

Checklist Stichting oprichten

  1. Aanmelden voor de behandeling
  2. Stichting oprichten: Kies een naam
  3. (geen) ANBI status aanvragen
  4. Kies 3 bestuursleden
  5. Notariële akte opstellen
    1. Kamer van Koophandel aanmelden
  6. Zakelijke bankrekening aanvragen
  7. Website (laten) maken + betaalmethoden integreren
  8. Crowdfunding starten
  9. Acties bedenken
  10. Copyright in acht houden

1: Aanmelden voor de behandeling

Allereerst is het belangrijk om te weten of je voor de behandeling in aanmerking komt en of er een wachtlijst is. Aanmelden is dus de eerste stap. Afhankelijk van de startdatum die teruggekoppeld wordt kun je voor jezelf bekijken of het haalbaar is om binnen deze tijd het benodigde bedrag beschikbaar te hebben. Natuurlijk kun je altijd overleggen voor een latere datum, maar een eerdere datum wordt lastig natuurlijk. Kortom, hanteer de juiste volgorde. Zorg eerst dat je op de wachtlijst staat en ga daarna de rest regelen.

We hebben op deze website tevens een uitgebreide aparte pagina met een compleet stappenplan: “HSCT Rusland – Van aanmelden tot vertrek“, om de hele behandeling punt voor punt te plannen. Waarschijnlijk zullen de financiën nog geregeld moeten worden, dus je kunt eerst op deze pagina blijven om verder te lezen betreffende het oprichten van een stichting en crowdfunding.

2: Stichting oprichten en regelgeving

Privé crowdfunden of via een stichting?

Dit is een vraag die veel wordt gesteld. Ons advies; houdt het eerlijk en volgens de regels en doe alles netjes via een stichting. Een stichting is een rechtsvorm die opgericht wordt om een bepaald doel na te streven, anders dan winst. Naast dat een stichting wel zo professioneel en betrouwbaar overkomt richting de donateurs, is het ook voor de fiscus het beste idee. Op je privé bankrekening crowdfunden is geen goed idee. Voor de fiscus is de peildatum 1 januari en 31 december. Sommige crowdfunders hebben het wel zo gedaan en zijn er mee ‘weg kunnen komen’ wanneer de crowdfunding voor 31 december beëindigd was en de ziekenhuisfactuur ook al voor deze datum betaald was waardoor het bedrag 31-12 niet meer op de bankrekening stond. Banken geven de standen automatisch aan de fiscus door en staat het hele bedrag 31-12  wel nog op je privé rekening, dan betaal je daar inkomstenbelasting over. Het kan best dat het bij sommige personen goed is gegaan tijdens hetzelfde boekjaar, maar dan mag je hopen dat ze je er op een later moment niet uitpikken voor belastingcontrole om te controleren wat er gedurende het jaar aan transacties zijn geweest.

Ook nog bijkomend punt waar je bedacht op moet zijn: wanneer je in een jaar een hoog bedrag op je rekening hebt gehad en dus hogere inkomsten had, kan dit tevens vervelende consequenties hebben voor eventuele uitkeringen of toeslagen die vervolgens komen te vervallen of terugbetaald dienen te worden. Je zou kunnen denken aan je zorgtoeslag, kinderopvangtoeslag, en dergelijke.

Kortom, een gewaarschuwd mens telt voor twee. Heb je het benodigd bedrag op je privé spaarrekening niet beschikbaar en is er een crowdfunding nodig? Volg het proces volgens de regeltjes en regel een inzamelingsactie netjes via een stichting.

Wél privé de ziekenhuis factuur betalen en schenken

Mocht je over spaargeld beschikken waardoor een crowdfunding niet nodig is of misschien kom je alleen nog een klein bedrag tekort? Dan is het verstandig om uit te zoeken of het laatste gedeelte eventueel d.m.v. een (belastingvrije) schenking opgelost kan worden. Een belastingadviseur kan meer vertellen over het eenmalig voordelig schenken, bijvoorbeeld tussen familieleden.

Houdt alle gemaakte kosten en facturen netjes bij (zoals zorgkosten, reiskosten, revalidatiekosten en overige medische kosten). Wanneer de medische kosten niet door een stichting, maar vanuit je privé rekening betaald worden, kunnen deze bij de jaarlijkse belastingaangifte in een bepaalde Box worden afgetrokken. Normaal gesproken dien je aan een minimum grens te komen, wil het interessant zijn. In het geval van de hoge HSCT behandelingskosten tijdens dit boekjaar, loont het dus zeker om dit op te geven. Niet vergeten dus!

Kies een naam voor je stichting

Kies voor je stichting een goede naam. Het is handig wanneer het een pakkende naam is, dat mensen het kunnen onthouden, maar houd het ook dicht bij jezelf. Dit werkt meestal het beste. Het hoeft niet al te ingewikkeld met teveel poespas, want de kans is waarschijnlijk groot dat de stichting na het behalen van het doel en het afhandelen van alle gemaakte kosten, niet lang zal blijven voortbestaan. Bijvoorbeeld je eigen voornaam erin verwerken is dus helemaal prima. Wat voor startende bedrijven geldt, is ook voor stichtingen van toepassing: er zijn tegenwoordig veel crowdfunders dus het is belangrijk dat je door je donateurs niet verwisseld wordt met een andere stichting!

Wat geen goed idee is? Bijna dezelfde naam kiezen als een bestaande stichting. Daar is overigens deze stichting een uitstekend voorbeeld van. Toevallig was ik al een paar jaar blogger op Mama met MS voordat crowdfunden voor een HSCT behandeling noodzakelijk werd. De website bestond al een paar jaar, dus deze gaat ook niet ophouden te bestaan na het crowdfunden. De website dient nog steeds als doel om andere MS patiënten van informatie en ervaringsverhalen te voorzien. Voor de personen die eenzelfde stichting naam gekozen hebben of één die er erg op lijkt, is het dus totaal niet handig dat e-mails en berichten bij onze stichting terecht komen. Lijken me niet de juiste ingrediënten voor een succesvolle crowdfunding.

Heb je een goede naam bedacht? Ook hier hetzelfde advies voor stichtingen als dat aan startende bedrijven gegeven wordt: Google even een poosje om te kijken of er geen andere crowdfunders (of misschien zelfs heel andere bedrijven!) bestaan waarmee je niet verwisseld wilt worden. Check vervolgens ook of een bijpassende domeinnaam nog beschikbaar is en of er geen social media kanalen zijn met dezelfde namen.

3: (geen) ANBI status aanvragen

Wel of geen ANBI status

Een stichting kan een ANBI (Algemeen Nut Beogende Instelling) status krijgen. Is dit noodzakelijk? Nee, totaal niet en zelfs niet nodig. Het voordeel van een ANBI status is dat het voor bedrijven belastingtechnisch interessanter is om te doneren omdat het voor hen aftrekbaar is. Maar is dat wel zo? De regelgeving is namelijk inmiddels veranderd waardoor het voor bedrijven enkel aftrekbaar is wanneer ze het gedoneerde bedrag ook terugkerend meerdere jaren doneren.

 

Belangrijke misvatting m.b.t. het hebben van een ANBI status

Vaak kom je tijdens crowdfundingacties kreten tegen zoals “onze stichting heeft een ANBI status, hierdoor is uw gift voor u fiscaal aftrekbaar”. Er wordt dan gedoeld op het aanspreken van bedrijven zodat zij hogere donaties kunnen doen. Echter, met deze uitspraak wordt een belofte gedaan welke tegenwoordig niet juist is. Een gift of schenking is alleen aftrekbaar wanneer aan de volgende 2 voorwaarden wordt voldaan:

  • je moet 5 jaar lang hetzelfde bedrag schenken;
  • je schenking moet worden vastgelegd in een schriftelijke overeenkomst.

Een financieel adviseur kan hier meer over vertellen en dit voor u regelen, zonder tussenkomst van een notaris. Onze bron is Peters & van Sandijk B.V. en dateert van augustus 2019.

 

Praktijkvoorbeeld:

Aangezien de inzameling voor een HSCT behandeling een eenmalige crowdfunding betreft, zal het 5 jaar opvolgend doneren door bedrijven niet van toepassing zijn en is de vraag nog maar waar het voordeel gebleven is om voor een dergelijke ‘kleine stichting’ een ANBI status aan te vragen. Heb je het over landelijke stichtingen zoals bijvoorbeeld het “Nationaal MS Fonds” of “MS Research”, dan is het correct dat zij een ANBI status hebben. Dit zijn ook instanties waarbij het gebruikelijker is dat je bijvoorbeeld een jaarlijkse donatie van bijvoorbeeld €25,- doet en wanneer dit jaarlijks terugkomt is dit voor bedrijven aftrekbaar.

 

Eisen ANBI status

Daarnaast moet een stichting aan een hele rits eisen voldoen om überhaupt de status te verkrijgen, en vervolgens aan deze eisen blijven voldoen en de juiste uitgebreide administratie bijhouden om dit te ondersteunen. Op een later moment kan de ANBI status ook weer met terugwerkende kracht ingevorderd worden. Dit zou natuurlijk erg ongunstig zijn. Om er geen al te lang verhaal van te maken, laten we het even over de belangrijkste eis hebben: je moet aan een ‘Algemeen Nut’ voldoen. Met andere woorden, de opbrengsten moeten een algemeen belang hebben binnen de maatschappij en dus meerdere personen moeten hier voordeel bij hebben. Hier is zelfs een 90% eis voor. Wanneer de ingezamelde gelden aan één persoon gespendeerd worden, is dus 100% bestemd voor één enkele patiënt (in plaats van 10%) en wordt er dus overduidelijk niet aan een ‘algemeen belang’ voldaan.

Aan welke voorwaarden precies moet worden voldaan lees je hier op de website van de Belastingdienst.

Kortom, dit waren een aantal praktijkvoorbeelden om aan te geven dat een ANBI status zeker zinvol is voor landelijke stichtingen, maar niet voor een stichting van één enkele inzamelingsactie. De moeite voor een ANBI aanvraag kun je je dus besparen. Richt je beter op het oprichten van een ‘gewone’ stichting.

4: Bestuur kiezen

Het bestuur is het enige verplichte orgaan binnen elke stichting. Het bestuur is er uiteindelijk verantwoordelijk voor dat het doel van de stichting bereikt wordt. Voor het oprichten van een stichting zijn 3 bestuursleden nodig met elk hun eigen taak. Een standaard stichting zal de volgende rollen in het bestuur hebben:

  • Voorzitter
  • Secretaris
  • Penningmeester

Meer over het oprichten van een stichting en de taken van de bestuursleden zijn o.a. te vinden op: https://www.stichtingoprichten.nl/bestuur-stichting/

5: Notariële akte opstellen

Notaris

Het oprichten van een stichting kan voor veel mensen ‘een beetje eng zijn’ omdat ze niet goed weten wat het inhoudt. Maak je niet teveel zorgen en laat de notaris je informeren en alles voor je opstellen. Misschien weet je een notaris te vinden die het mogelijk kosteloos voor je wilt afhandelen. Maar zie de kosten niet als een struikelblok. Sommige kosten dienen nu eenmaal gemaakt te worden om tot het einddoel te komen. Probeer het grote plaatje te zien: wanneer je notariskosten uitgeeft, leidt dit wel tot een uiteindelijk resultaat dat er een crowdfunding doorgang kan vinden.

Bij het opstellen van de statuten dient de notaris het volgende van je te weten:

  1. Bepaal de naam van de stichting;
  2. Geef de bestuursleden op. De namen, adressen en geboorte data van de Voorzitter, Secretaris en Penningmeester dienen vastgelegd te worden;
  3. Bepaal de doelstelling. Een stichting mag geen activiteiten uitvoeren buiten de doelstelling dus bedenk goed wat je precies vast wilt leggen;
  4. Geef aan hoe de stichting aan haar geld komt. Een stichting mag geen winst maken, alle verdiende gelden moeten dus geïnvesteerd worden in de stichting;
  5. Geef aan dat de stichting geen ANBI status nodig heeft (omdat wegens het crowdfundingsaspect niet aan de eisen kan worden voldaan. Zie eerder geschreven toelichting).

Vervolgens:

  • De conceptakte zal door de notaris worden opgesteld en per e-mail verschaft. Natuurlijk kunnen er nog wijzigingen worden aangebracht;
  • Voor het ondertekenen van de oprichtingsakte dienen alle 3 de bestuursleden (inclusief legitimatie) aanwezig te zijn;
  • De notaris zal bij het indienen van de oprichtingsakte tevens de aanmelding bij de Kamer van Koophandel afhandelen. Dit hoeft de voorzitter niet apart te doen;
  • Meer over het oprichten van een stichting is o.a. te vinden op: https://www.stichtingoprichten.nl/

6: Bankrekening openen

Zakelijke bankrekening

Zodra de oprichtingsakte is gepasseerd, kan de Voorzitter bij de bank een zakelijke bankrekening openen. Houd er even rekening mee dat het serieus een hele poos kan duren voordat de rekening daadwerkelijk beschikbaar komt (1 a 2 weken, maar bij sommige banken zelfs veel langer!). De bank dient het één en ander na te lopen en te verifiëren voordat zij een bankrekening voor een stichting vrijgeven. Welke bank het meest geschikt is voor een stichting? Hierover kunnen wij helaas geen mening delen omdat dit heel erg afhankelijk is van de wisselende ontwikkelingen. In 2018 had de ING de gunstigste tarieven maar in 2019 liet zich een nieuwe trend onder crowdfunders zien, namelijk het gebruik van “Tikkies” waarvoor je een ABN AMRO rekening nodig hebt.

Het bij de bank ondertekenen van de contracten bij het openen van de bankrekening dient overigens door twee personen te gebeuren, namelijk de Voorzitter en de Penningmeester.

Let op! Het kan een flinke tijd duren voordat een bankrekening wordt vrijgegeven voor gebruik. Vraag bij het openen van de rekening of de bank alvast een rekeningnummer voor je kan reserveren. Op die manier kan er toch al een rekeningnummer gecommuniceerd worden en hoeft er niet onnodig lang gewacht te worden met het starten van de crowdfunding.

7: Website laten maken + betaalmethoden integreren

Website + social media

Het bedrag dat nodig is voor een HSCT behandeling is niet niks. Het is ook belangrijk dat donateurs te weten komen of je écht van plan bent om deze behandeling te gaan doen en dat zij niet onnodig een bedrag overmaken. Mensen zijn in je geinteresseerd en willen graag van je weten hoe het nu precies in elkaar steekt, maar vervolgens zijn ze natuurlijk ook benieuwd hoe het verder allemaal verlopen gaat. Ze blijven je graag volgen. Naast social media is een goede website best wel belangrijk. Ook willen mensen graag kunnen volgen hoe de inzamelingsactie vordert en wanneer het doel bijna bereikt is. Ben eerlijk een puur en blijf bij jezelf. Meer kun je niet doen en je zult verrast zijn hoeveel lieve mensen er in de wereld zijn die je graag willen gaan helpen. Is het niet met een bijdrage, dan kan het wel d.m.v. ondersteuning bij het regelen van acties.

Waarschijnlijk kun je zelf geen website maken. Probeer iemand te vinden in je netwerk die je hierbij helpen kan of die bijvoorbeeld bereid is dit te sponsoren.

Betaalmethoden

Het is belangrijk dat mensen zo min mogelijk moeite hoeven te doen en zo makkelijk mogelijk het betaalproces kunnen doorlopen om te doneren. Kies dan ook voor een aantal verschillende betaalmethoden. De ene heeft de voorkeur voor iDeal, een ander voor PayPal en weer een ander wil het liever zelf overmaken.

Eerder heb ik al eens een artikel geschreven over het technisch integreren van betaalmethoden in een website. Tevens had ik uitgezocht welke plugins je hiervoor kunt gebruiken en welke afwegingen je kunt maken voor een prettig beheer van de donaties, bijvoorbeeld door het gebruik van Mollie als betaalprovider.

8: Crowdfunding starten + acties bedenken

Live gaan met de Crowdfunding!!

Yes, yes, yes! Wanneer alle bovenstaande stappen doorlopen zijn kan er eindelijk ruchtbaarheid gegeven worden aan je inzamelingsactie. Je kunt dan ook meteen een stortvloed aan reacties en vragen verwachten. Eerder bekendmaken is dus niet echt handig, want dan moet je iedereen blijven antwoorden nog even geduld te hebben. Maar wanneer alles op orde is mag iedereen het weten: deel je website, social media, laat weten van het bestaan van je stichting en communiceer je bankrekeningnummer.

Acties bedenken en vraag om hulp!

Alle hulp is van harte welkom! Spreek je netwerk aan en probeer leuke acties te bedenken. Maar bovenal, vraag om hulp! Ik denk dat niemand het leuk zal vinden om zijn of haar hand op te houden, maar de inzamelingsactie is nu eenmaal noodzakelijk. Voel je niet bezwaard om om hulp te vragen. Mensen zullen je graag willen helpen. En is het niet in de vorm van een donatie, dan kunnen ze je vast wel helpen met het bedenken en organiseren van acties en activiteiten.

9: Copyright!

Let je even op inbreuk van auteursrecht en onrechtmatig gebruik van beeldmateriaal?

Best jammer dat deze alinea aan de pagina toegevoegd moet worden, maar helaas wel noodzakelijk. Je kent hem wel, de uitdrukking: “beter goed gejat dan slecht verzonnen”. Ja klopt. Maar er is wel een verschil tussen ‘je laten inspireren’ of klakkeloos ‘jatwerk’. Als blogger en creatieveling met de camera en Photoshop kan ik dat laatste erg slecht waarderen wanneer dat bij werk van mijzelf of anderen gebeurt. Sterker nog, ik zal even toelichten dat het ook een duur grapje zou kunnen worden.

Natuurlijk ga je alvorens het starten van je crowdfundingsactie heel internet afspeuren naar overige crowdfunders en de websites bekijken hoe eenieder ervoor gekozen heeft om de crowdfunding tot een succes te maken. Geen probleem, en ook vooral doen! Hier gaat het spreekwoord ook daadwerkelijk op en loont het om ‘af te kijken’ wat wel werkt en wat niet. Om deze reden hebben we ook op deze website van Mama Met MS de acties en activiteiten op de site laten staan, puur ter inspiratie om dezelfde acties te kunnen doen. De beste tip is wel: laat je inspireren, maar blijf authentiek en dicht bij jezelf. Dat werkt het allerbeste om een inzamelingsactie tot een succes te maken. En als het even kan blijf ook een beetje uniek om je te onderscheiden van de rest. Kortom, blijf jezelf, dan ben je altijd uniek!

 

Zo moet het dus niet:

  • Teksten (van pagina’s) kopiëren – is niet handig. Los van dat het niet netjes is, werkt het ook heel slecht voor je SEO (vindbaarheid in zoekmachines). Google straft identieke teksten af door een lagere ranking in Google. Jouw versie is later online gekomen, dus je hebt er hoofdzakelijk jezelf (je eigen crowdfunding) mee.
  • Teksten (van blogs en updates) kopiëren – is dus een inbreuk op contentrecht. Je verwacht het niet, maar het gebeurt dus wel. Ik kom bijvoorbeeld nog steeds complete delen van mijn eigen dagboek tegen. Raar toch? Ik snap wel dat mensen een soortgelijke beleveling kunnen hebben, maar hoe kan mijn dag nu exact de jouwe zijn geweest? Kan ik niet waarderen.
  • Foto’s en afbeeldingen gebruiken – mag dus ook niet, en kan zelfs een duur grapje worden. Hoe dat kan? De vraag is maar net waar een foto vandaan komt. Bestanden kunnen onder licentie gekocht zijn, door fotografen gemaakt, maar ook foto’s door een niet professional mogen niet zomaar gebruikt worden. Vanzelfsprekend dus ook niet worden bijgesneden/ingekort.
    • Ik zal deze website even als voorbeeld nemen. Naast persoonlijk beeldmateriaal is deze website is al heel wat jaren actief als blog. Ook toen het crowdfundings-aspect nog niet in beeld was. Ik doe veel moeite voor het maken van goede foto’s ter ondersteuning van teksten die ik al in mijn achterhoofd heb om te gaan schrijven. Maar soms lukt het me niet om het juiste beeldmateriaal zelf te schieten, waardoor ik foto’s met een licentie koop. Praktijkvoorbeeld: de beroemde Basiliuskerk op het Rode Plein. Toen ik er nog niet geweest was had ik er nog geen eigen foto van. Ook de foto bovenaan deze pagina met het spaarvarken is een gekocht bestand. Een foto van Google gebruiken kan eveneens een duur grapje worden omdat je niet weet wie de foto heeft gemaakt. In het huidige instagram tijdperk moet je dus niet opkijken van een boete voor onrechtmatig gebruik. Boetes worden regelmatig uitgedeeld en met €1000,- ben je er dan niet. Toch zonde van je ingezamelde geld voor de crowdfunding. Dus wees gewaarschuwd en doe het niet!
Zo kan het wel:
  • Wat wel? Schrijf je eigen verhaal en leg alles uit in je eigen woorden. Maak zelf foto’s of laat een fotograaf foto’s maken. Mensen willen aan jóu doneren en willen jóuw verhaal en foto’s zien. Dat zijn de beste ingrediënten voor een succesvolle crowdfunding.
  • Wil je graag overige (ondersteunende) content delen van andere personen, sites of pagina’s? Doe aan bronvermelding! Ongeacht of het nu voor je website of je social media kanaal is: Verdiep je in wat wel en niet mag en hoe je op de juiste manier kunt delen of een citaat kunt toevoegen, een licentie kunt verkrijgen of om toestemming kunt vragen. Wil je er meer over weten? Zelf houd ik graag de ontwikkelingen en regelgeving bij via Charlotte Meindersma van “Charlotte’s Law“. Recent bracht zij het boek “#Contentrecht” uit welke een echte aanrader is!
  • Gratis beeldmateriaal / stockfoto’s zijn te gebruiken via de website: Pixabay en Pexels. Ook Canva is een heel tof programma om plaatjes mee te maken. Natuurlijk kun je ook altijd nog aan de fotograaf/rechthebbende vragen of je beeldmateriaal mag gebruiken.

Deze pagina is tot stand gekomen na heel wat speurwerk en het delen en bespreken van ervaringen tussen voorgaande HSCT patiënten. De tijd staat ook niet stil, dus informatie op deze pagina zal uiteindelijk verouderen. Neemt niet weg dat het wel de juiste handvatten kan bieden om de juiste vragen te stellen aan adviseurs en notaris.

Versie: September 2019